Take IT Away Blog

Her finder du "take aways" omkring IT, så som IT-sikkerhed, Tips & Tricks, Office365, Cloud, Outsourcing og mere teknisk nørderi. God fornøjelse.

Alle artikler

12 værktøjer til at blive mere produktiv på jobbet

D. 20. juni er det World Productivity Day. 

En god anledning til at tage et kontroltjek på sine arbejdsmetoder. Kan jeg blive mere produktiv på jobbet? 

Her får du mine metoder og værktøjer til en mere effektiv arbejdsdag. Håber du kan bruge nogle af dem til noget. 

  1. Prioriter dine arbejdsopgaver
  2. Gør hver opgave så konkret og præcis som mulig
  3. Arbejd i sprints efter Pomodoro teknikken 
  4. Tjek mail på udvalgte tidspunkter
  5. Slå notifikationer fra
  6. Organiser din indbakke
  7. Sæt deadlines 
  8. Hav styr på teknologien 
  9. Sørg for hurtigt internet 
  10. Opgrader din computer 
  11. Arbejd hvor som helst, når som helst 
  12. Sikr dig minimal nedetid

1. Prioriter dine arbejdsopgaver

Du kender det sikkert selv.

Listen af opgaver vokser og vokser og kan til sidst virke uoverskuelig. Og hvordan får du så gjort denne lange liste af opgaver kortere og mere overkommelig? 

Det kan faktisk gøres ret simpelt. 

For at blive mere produktiv på jobbet handler det for mig om at få prioriteret mine opgaver, så jeg ikke cykler imellem flere forskellige ting på én gang. Alle opgaver ser ud til at være rigtig vigtige. Meeen i realiteten er nogle opgaver mere nice-to-have end need-to-have. Derfor: vælg de vigtigste opgaver først. 

Metoden jeg selv bruger til at prioritere mine opgaver hver dag er følgende: 

  • Kig på din (lange) liste af opgaver 
  • Udvælg tre af disse, som du skal have fokus på nu.
    • Prioriter evt. ud fra: hvad er mest presserende?
    • Hvad er hurtige opgaver, som nemt kan løses nu og her?
    • Hvad er elefanten i rummet. Altså den svære opgave, som du ikke ved, hvordan du skal gribe an?
  • Overfør disse tre to-do opgaver til en ny liste. (Jeg bruger de klassiske post-its. Er vild med dem!) 
  • Prioriter disse tre opgaver med 1, 2, 3  og løs dem fra toppen med fokus på én opgave af gangen. 
  • Når den korte to-do-liste er tom, flytter du 3 nye opgaver over, osv. 

produktiv arbejdsdag

 

2. Gør hver opgave så konkret og præcis som mulig

Ved at gøre dine opgaver meget konkrete, bliver de også nemmere at handle på. Skriv ikke "lav noget content", men derimod "Skriv et blogindlæg om World Productivity Day", "tal med Erik omkring den nye case på kunde XX", osv. 

TIP: Sørg gerne for at have din korte to-do-liste klar til næste dags arbejde, inden du går hjem. Så ved du, hvad du skal kaste dig over, når dagen starter. 

Og husk: 

Jo længere du skubber den svære opgave, jo mere uoverskuelig kan den synes. Som regel gælder det bare om at komme i gang med opgaven og dele den op i små bidder. Ofte kan tankerne om opgaven gøre den sværere, end den i realiteten er. Noget, jeg stadig selv kan blive bedre til. 

 

3. Arbejd i sprints efter Pomodoro teknikken

Du kender det sikkert godt. 

Du skal lige tjekke din mail, din telefon, sociale medier og snakke med din kollega. Så hvordan bliver du mere produktiv med rent faktisk at få udført de 3 prioriterede opgaver? 

Det at arbejde i sprints, har vist sig at være særdeles effektivt for mange virksomheder. Jeg har selv forsøgt at arbejde efter Pomodore Tecknikken, og de dage, hvor jeg gennemfører det, synes jeg, at jeg får mere fra hånden. 

Pomodore Teknikken går i alt sin enkelthed ud på at arbejde effektivt i intervaller af typisk 25 min., hvor du kun har fokus på den enkelte opgave.

Der er seks steps i den originale metode: 

1) Beslut dig for den opgave der skal løses

2) Sæt uret på 25 min. 

3) Arbejd på opgaven.

4) Slut opgaven når uret ringer og sæt et flueben på et stykke papir.

5) Tag en kort pause på 3-5 min.

6) Efter fire arbejdsrunder (og fire flueben) tag en længere pause på 15-30 minutter og start forfra. 

Mine justeringer: selvom jeg elsker flueben og afkrydsning af opgaver, så springer jeg denne del over her. Men resten fungerer ret godt. Jeg holder dog ikke 15-30 min. pause hver 2. time, men holder mig til frokostpausen og de små mellempauser på ca. 3 min.

Metoden fungerer især godt, når jeg arbejder hjemme og der ikke er andre end mig selv til at forstyrre mig. 

 sprint

 

4. Tjek mail på udvalgte tidspunkter

Din e-mail er en typisk tidsrøver. Det er nemt lige at komme til at tjekke sin indbakke lidt for ofte. Det kan både være en overspringshandling og en dårlig vane, der fjerner fokus på mere presserende opgaver. Hvis du tjekker din mail hvert 5. minut, så kommer du fra den igangværende opgave og skal dermed bruge tid på at sætte dig ind i den igen. Det kan der nemt gå 10-15 minutter med hver gang som egentlig er spildtid. 

Så en anden effektiv måde at blive mere produktiv på er ved kun at tjekke din mail på bestemte tidspunkter. 

Tjek fx. kun din mail om morgenen, efter frokost og sidst på dagen. Det kan være svært, men der er sjældent noget der er så presserende, at det ikke kan vente et par timer. 

Der er flere, der med god effekt slet ikke tjekker deres indbakke den første halvdel af dagen. De har dermed fuld fokus på at få løst den opgave, som ligger foran dem. 

 tjek-email

 

5. Slå notifikationer fra

I forlængelse af det, kan du fravælge at få notifikationer op på din skærm, hver gang, der kommer en ny email. Så slipper du for et forstyrrende element, der tager din opmærksomhed. Gør det til en regel at tjekke mailen når det passer dig og ikke hver gang der lander en ny i indbakken. 

Det gælder i øvrigt også notifikationer fra mail og sociale medier på din smartphone eller dit smartwatch. 

6. Organiser din indbakke

En rodet indbakke kan også sænke din produktivitet. Men det er heldigvis nemt at gøre noget ved. Skab overblik med et par enkle tiltag: 

  • Lav mapper, så du nemt kan gemme og finde mails.
  • Slet mails, der ikke har relevans, så de ikke ligger og forstyrrer i indbakken. 
  • Organiser dine mails efter dem der kræver handling nu og dem der kan vente.
    • I Outlook kan du bruge funktionen Kategoriser. Du kan selv omdøbe farverne til noget mere sigende. 
    • Du kan også bruge funktionen Opfølgning i Outlook, hvor du kan sætte flag efter hvor vigtige de er.  

prioriter-mails-1

 

  • Tilføj påmindelser til dine emails, så du ikke selv skal huske på at følge op. Tilføj påmindelse-funktionen ligger i samme drop down menu som Opfølgning i Outlook: 

flag

 

  • Brug funktionen "regler" i Outlook til at fjerne støj fra indbakken. Her kan du fx. vælge at alle emails med "Autoreply" i emnelinjen, ryger i en mappe for sig.

 

regler_001

  • Eller  lav regler på at mails fra bestemte adresser får sin egen mappe (effektivt, hvis du er tilmeldt mange nyhedsbreve, som ikke kræver din opmærksomhed nu og her).

 

regler-1

 

7. Sæt deadlines 

Rigtig mange arbejder bedst under pres. Og derfor har vi en tendens til at udskyde ting og får mest fra hånden lige op til en eksamen, deadline og lignende.  

Du kan gøre din arbejdsdag mere produktiv ved at sætte deadlines for dig selv. Jeg selv følger en overordnet plan, hvor der også er plads til nu-og-her-opgaver. Og så sætter jeg realistiske deadlines på mine opgaver. Jeg prøver at sætte dem, så jeg hverken giver mig selv for lang snor eller gør det for presset for mig selv. 

 planner

 

8. Hav styr på teknologien

Hvis dit teknologiske setup ikke er i orden, kan det optage meget af din tid. Da IT i dag er et forretningskritisk grundlag, så skal det bare spille, så du ikke får en masse spildtid. 

Har I ikke en IT-kyndig i huset kan det være en fordel at outsource opgaven til en IT-partner, som både kan stå for det strategiske, support, rådgivning m.m.

 

9. Sørg for hurtigt internet

Som en del af det teknologiske setup er hurtigt internet alfa og omega for en produktiv dag. Et hurtigt internet sparer tid og holder dermed produktiviteten oppe. Ifølge The Washing Post viser et studie, at byer med en højere internet-hastighed end gennemsnittet var mere produktive. Det samme gælder naturligvis også for virksomheder. 

wifi-1

 

Vidste du, at der kan være flere ting i dit IT-setup der blokerer for et lynhurtigt internet? 

9a. Uopdateret infrastruktur

Hos flere virksomheder er den teknologiske infrastruktur ikke vedligeholdt. Dette kan have stor betydning for internettets hastighed i virksomheden. 

Helt konkret kan vi nævne en kunde, vi overtog, der havde en 1000 Mbps internet-forbindelse, de ikke fik gavn af, da deres interne forbindelse kun var på 100 Mbps. Det vil sige at deres internet blev 10 x så hurtigt, efter deres infrastruktur blev gennemgået og ordnet. 

9b. Gamle netværkskabler skaber flaskehals 

En flaskehals der også kan skabe problemer er gamle netværkskabler hvis netværkskablingen er meget gammel. Du kan f.eks. have en 1000 Mbps forbindelse og hel nye netværksenheder, men hvis ikke alle kabler også er trukket på ny er det laveste fællesnævner der bestemmer hastigheden hos slutbrugerne.

 

flaskehalse-i-IT-1

 

Det interne netværks hastighed er ikke kun en flaskehals når internettet benyttes.

Hvis der for eksempel er servere eller services på det interne netværk som benyttes af flere brugere, skal de samme overvejelser gøres omkring krav til intern båndbredde.

9c. Web applikationers krav til båndbredde

En anden ting, der kan give en langsom forbindelse, er, hvis I har et højere forbrug end internetforbindelsen kan følge med til. Det interne netværk skal kunne håndtere en mængde data, der afspejler antallet af brugere og deres kravhastighed. 

Hvilke web applikationer bruger I? Hvad er eventuelle anbefalinger til båndbredde per bruger for applikationerne fra producentens side?

Generelt skal netværket (både internetforbindelsen og den interne netværks infrastruktur kunne supportere antallet af brugere og deres applikationers krav til båndbredde.

Løsning: Sørg for at internet båndbredden er dimensioneret korrekt, gerne med lidt overhead for at sikre den gode brugeroplevelse.   

10. Opgrader din computer 

Er din computer optimal til dine behov? 

Noget så simpelt som din computers hastighed, kan også have stor indflydelse på din produktivitet. Har din computer fx. RAM nok til at kunne trække de programmer og applikationer, du skal bruge? Eller sidder du ofte og venter på at programmerne bliver indlæst? Hvis jeg selv skal sidde og vente, så kommer jeg hurtigt til at kigge ud af vinduet, gribe efter min telefon, tjekke mail eller sociale medier, og så er jeg mentalt allerede væk fra opgaven. 

Hvis du synes at din computer er langsom, så tag straks fat i jeres IT-medarbejder og få kigget på den. 

 

11. Arbejd hvor som helst, når som helst 

At arbejde uafhængigt af tid og sted kan virke besværligt. Specielt når det kræver, at I arbejder som et team. Men det behøver det ikke at være. 

Sørg for at du altid har adgang til relevante dokumenter, uanset din lokation. Har du behov for at kunne arbejde parallelt med dine kollegaer i samme dokument? Har du behov for at dele filer på tværs af lokationer? 

Office 365 har disse funktioner til at give dig en mere effektiv arbejdsdag.   

 12. Sikr dig minimal nedetid

Online nedetid koster hvert år virksomheder millioner i mistet indtjening og arbejdstid. For ikke at tale om den frustration vi som medarbejdere oplever, når vi ikke kan komme online, tilgå vores dokumenter osv. 

Med den stigende cyber-kriminalitet skal du sikre dig, at du har mindst mulig nedetid. Nedetid kan nemlig ikke undgås, men hvis dit IT-setup er rigtigt, kan du komme hurtigere online igen efter et nedbrud. 

Smid gerne din kommentar til, hvad der ellers kan hjælpe til en mere produktiv arbejdsdag. 

 

Relaterede artikler

Hvilket SSL-certifikat skal jeg vælge?(En Step-by-Step Guide)

  Hvilket SSL-certifikat skal jeg vælge? (En Step-by-Step-guide) Alle websites skal i dag have et SSL-certifikat - et sikkerhedscertifikat - tilknyttet deres website, så informationen imellem den og serveren er sikker og krypteret. SSL-certifikater benyttes for at beskytte sensitiv information så som:

Sådan undgår du "ikke sikker" advarslen i Google

Hvorfor vises mit website som "ikke sikker" i Google? Hvis dit website eller din webshop vises med en "ikke sikker"-advarsel og en advarselstrekant i browserbaren, så skyldes det, at du ikke har et sikkerhedscertifikat (et SSL certifikat) tilknyttet dit website. Og det kan Google ikke lide. Hvis du stadig kører dit website over HTTP (HyperText Transfer Protocol) og ikke over HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure), vil Google udstede sikkerhedsadvarslen "ikke sikker" som alle besøgende vil se. Det skyldes, at du ikke har en krypteret https forbindelse. Det er ikke ligefrem noget som Google eller dine besøgende kan lide. Tværtimod! 

Hvordan virker et SSL-certifikat?

En sikker, krypteret forbindelse Dit website skal sikres med et sikkerhedscertifikat - et såkaldt SSL-certifikat - ellers er forbindelsen mellem dit website og serveren usikker. SSL-certifikatet sørger for en sikker og krypteret forbindelse imellem et website og en webserver.